Prohlášení o ochraně soukromí

PROHLÁŠENÍ O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

V tomto dokumentu naleznete informace o tom, jak společnost ELIV, s.r.o., IČ 28859022, se sídlem Antonína Dvořáka 1150/11, 500 02, Hradec Králové (dále jako „ELIV, s.r.o.“) zpracovává osobní údaje svých obchodních partnerů, zákazníků a odběratelů obchodních sdělení.

V tomto dokumentu naleznete odpovědi na tyto otázky:

  1. Týká se Vás toto prohlášení, jste-li právnickou osobou?
  2. Jaké osobní údaje, jak dlouho a proč o Vás či Vašich zástupcích zpracováváme?
  3. Odkud Vaše osobní údaje získáváme a komu je předáváme?
  4. Jaká máte práva v souvislosti se zpracováním osobních údajů?

1. Týká se Vás toto prohlášení, jste-li právnickou osobou?

V této souvislosti bychom rádi připomněli, že osobními údaji ve smyslu příslušné právní úpravy zakotvené v evropském nařízení č. 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (dále jako „nařízení GDPR“) jsou vždy jen osobní údaje fyzických osob.

Jste-li tedy obchodní společností (s.r.o., a.s. apod.) nebo jinou právnickou osobou (obec, škola apod.) tak ochrana osobních údajů zakotvená v nařízení GDPR se nedotýká údajů vztahujících se k právnické osobě (např. název, IČ, adresa apod.). Ochrana osobních údajů se pak týká pouze osobních údajů konkrétních fyzických osob, které za Vaši společnost s námi jednají, komunikují apod., zpravidla tedy osob, které za Vaši společnost vystupují jako zástupci ve věcech smluvních nebo technických (dále jen „Vaši zástupci“) a na které máme kontaktní údaje (jméno, příjmení, email, telefon apod.). Jste-li právnická osoba, zavazujete se seznámit Vaše zástupce s těmito informacemi o zpracování osobních údajů obchodních partnerů a zákazníků společnosti ELIV, s.r.o.

Jste-li fyzická osoba (a je jedno, zda vůči společnosti ELIV, s.r.o. vystupujete jako podnikatel nebo spotřebitel), vztahuje se na Vás ochrana osobních údajů podle nařízení GDPR v plné míře.

2. Jaké osobní údaje, jak dlouho a proč o Vás či Vašich zástupcích zpracováváme?

Společnost ELIV, s.r.o. o Vás či Vašich zástupcích zpracovává níže uvedené osobní údaje, a to za účely a po dobu, jak je uvedeno u těchto údajů:

  • Identifikační a kontaktní údaje (zejm. jméno, příjmení, titul, adresa, IČ, DIČ, telefon, e-mail, vlastnoruční podpis, bankovní účet)
    Účel: vznik, správa a ukončení smluvních vztahů, tedy pro účely vzájemného plnění smluvních povinností na základě smluvního vztahu společnosti ELIV, s.r.o. s obchodními partnery či zákazníky (např. provádění plateb, doručování zboží a dodávka služeb)
    Právní základ: Plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) nařízení GDPR)
    Doba uchování: Po dobu trvání smluvního vztahu
  • Identifikační a kontaktní údaje (zejm. jméno, příjmení, titul, adresa, IČ a DIČ)
    Účel: Plnění zákonných povinností vyplývajících ze zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví a zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty
    Právní základ: Plnění právních povinností (čl. 6 odst. 1 písm. b) nařízení GDPR)
    Doba uchování: 10 let od skončení příslušného účetního období, kterého se týkají účetní a daňové doklady obsahující osobní údaje, dle zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty
  • Identifikační a kontaktní údaje (zejm. jméno, příjmení, titul, adresa, IČ, DIČ, telefon, e-mail, vlastnoruční podpis, bankovní účet)
    Účel: Zajištění listinných a jiných důkazů pro ochranu právních nároků společnosti ELIV, s.r.o. pro případné mimosoudní, soudní, správní či trestní řízení
    Právní základ: Oprávněný zájem (zabránění vzniku škod na majetku a reputaci společnosti ELIV, s.r.o.) (čl. 6 odst. 1 písm. f) nařízení GDPR)
    Doba uchování: Po dobu trvání 10leté objektivní promlčecí doby dle ustanovení § 629, 636 a 638 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, prodlouženou o další 1 rok s ohledem na možnou prodlevu mezi zahájením soudního sporu a doručením žaloby

Daňový doklad musí dle § 29 odst. 1 obsahovat mj. (a) označení osoby, která uskutečňuje plnění, (b) daňové identifikační číslo osoby, která uskutečňuje plnění, (c) označení osoby, pro kterou se plnění poskytuje, (d) daňové identifikační číslo osoby, pro kterou se plnění poskytuje. Označením se dle § 29 odst. 4 rozumí (i) obchodní firma nebo jméno, (ii) dodatek ke jménu a (iii) sídlo.

3. Odkud Vaše osobní údaje získáváme a komu je předáváme?

Osobní údaje získáváme primárně přímo od Vás, tedy našich obchodních partnerů a zákazníků, a to v rámci našich smluvních vztahů. Osobní údaje takto získáváme nejen při vzniku smluvního vztahu (při uzavření smlouvy, potvrzení objednávky apod.), ale i v průběhu trvání našeho smluvního vztahu (např. bankovní účet, ze kterého nám platíte, e-mail prostřednictvím kterého s námi komunikujete apod.).

Jste-li naším klientem jako právnická osoba, osobní údaje o Vašich zástupcích získáváme primárně rovněž přímo od Vás (např. jméno, příjmení, e-mail a telefon na Vaše zástupce ve věcech technických či smluvních). V průběhu trvání smluvního vztahu pak i přímo od Vašich zástupců (např. jejich vlastnoruční podpisy na předávacích protokolech apod.)

Některé osobní údaje o Vás získáváme i z veřejně dostupných zdrojů. Jedná se například o kontrolu Vašich identifikačních údajů podle veřejných evidencí (veřejný rejstřík, registr ekonomických subjektů) nebo o kontrolu zveřejněných bankovních účtů a statusu (ne)spolehlivého plátce DPH podle registru DPH.

Vaše osobní údaje nepředáváme žádným třetím osobám s výjimkou:

  1. situace, kdy nám to ukládá zákon. V takovém případě Vaše osobní údaje předáváme orgánům státní správy, soudům a orgánům činným v trestním řízení, pokud nás o to v souladu s příslušnými právními předpisy požádají.
  2. situace, kdy Vám potřebujeme doručit písemnost nebo zásilku. V takovém případě Vaše kontaktní údaje v rozsahu nezbytném pro doručení písemnosti předáváme poskytovateli doručovacích nebo poštovních služeb.
  3. situace, kdy potřebujeme ochránit naše vlastní právní nároky. V takovém případě Vaše osobní údaje předáváme smluvním poskytovatelům právních služeb (advokáti) a případně i orgánům veřejné moci, u kterých své právní nároky uplatňujeme (zejména soudy a exekutorské úřady).

4. Jaká máte práva v souvislosti se zpracováním osobních údajů

Níže uvedená práva náleží tzv. subjektům údajů2, tzn. jednak našim obchodním partnerům a zákazníkům, kteří jsou fyzickými osobami, a jednak jste-li právnická osoba, tak Vašim zástupcům (všechny tyto osoby společně dále jako „subjekt údajů“).

Subjektem údajů se dle čl. 4 odst. 1 nařízení GDPR rozumí identifikovaná nebo identifikovatelná fyzická osoba.

Jste-li subjekt údajů, svědčí Vám následující práva:

  • Právo na přístup – máte právo znát, jaké údaje o Vás zpracováváme, za jakými účely, po jakou dobu, odkud údaje získáváme a komu je předáváme a jaká Vám svědčí práva. Právo na přístup realizuje společnost ELIV, s.r.o. tímto dokumentem nazvaným „Prohlášení o zpracování osobních údajů“.
  • Právo na opravu – máte právo, abychom opravili nebo doplnili Vaše osobní údaje, pokud jsou nepřesné nebo neúplné.
  • Právo na výmaz – máte právo, abychom Vaše osobní údaje bez zbytečného odkladu vymazali, je-li splněn některý z důvodů v čl. 17 odst. 1 nařízení GDPR (např. údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny) a zároveň není dán některý z důvodů v čl. 17 odst. 3 nařízení GDPR, které odůvodňují pokračování zpracování.
  • Právo na omezení zpracování – máte právo v určitých případech požadovat, aby došlo k označení Vašich určitých osobních údajů a tyto údaje nebyly předmětem žádných dalších operací zpracování. Na rozdíl od práva na výmaz jde však o dočasné omezení zpracování a nikoliv o jejich trvalý výmaz. Případy, ve kterých lze toto právo uplatnit, jsou zakotveny v čl. 18 nařízení GDPR.
  • Právo na přenositelnost – máte právo požadovat, abychom Vaše osobní údaje, které jste nám poskytl na základě souhlasu (dle čl. 6 odst. 1 písm. a) nařízení GDPR) nebo na základě plnění smlouvy (dle čl. 6 odst. 1 písm. b) nařízení GDPR) předali Vám nebo přímo jinému správci osobních údajů, kterého nám sdělíte, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Toto právo však platí pouze pro osobní údaje, které zpracováváme automatizovaně. Na základě tohoto práva tak nemůžeme přenést vždy a za všech okolností všechny údaje (např. vlastnoruční podpis).
  • Právo podat námitku – máte právo vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů, ke kterému dochází na právním základu našeho oprávněného zájmu (viz výše). Tuto Vaši námitku prověříme a pokud zjistíme, že nám nesvědčí závažné oprávněné důvody odůvodňující takové zpracování, nebudeme nadále takové osobní údaje pro daný účel zpracovávat.
  • Právo podat stížnost - uplatněním žádného z výše uvedených práv není nijak dotčeno Vaše právo obrátit se se svou stížností na Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz).

Jakékoliv výše zmíněné právo můžete u nás uplatnit bezplatně elektronicky (a to na email obchod@eliv.cz) nebo písemně prostřednictvím poskytovatele poštovních služeb na adresu našeho sídla. Vždy prosíme uveďte (i) právo, které uplatňujete (např. právo na opravu), (ii) důvody, o které své právo opíráte (např. že u Vás evidujeme nesprávné IČ) a (iii) co požadujete (např. opravu a uvedení správného IČ u Vaší osoby).